Automatisering i InDesign

På IGMs InDesign-konferanse ble det vist fire forskjellige måter for automatisering i InDesign.

  • Bruk av objektmaler
  • Tagged text
  • XML
  • Datamerge

De forskjellige metodene har en del ulemper og fordeler, men også noe til felles. For at automatisering skal virke, er vi avhengig av å ha strukturerte data som er forutsigbare fra gang til gang. Dataene kan genereres forskjellige plasser, fra nettsider, databaser eller regneark.

En av de store fordelene med automatisert produksjon av denne typen er selvsagt at produksjonen går lynkjapt etter at man har brukt noe tid på å bygge opp struktur. En annen stor fordel er at de korrekte dataene til enhver tid ligger samlet en plass – i en database eller et regneark. Det gir også store fordeler med tanke på webpublisering og eventuell publisering i forskjellige andre formater.

Objektmaler

Den enkleste måten å automatisere på er antagelig å bruke objektmaler. En objektmal kan inneholde mye forskjellig, men i denne sammenhengen er det mest relevante at den kan inneholde informasjon om hvilke avsnittsmaler som skal brukes.

Ved å kombinere informasjon om avsnittsmal med å angi neste mal i hver enkelt avsnittsmal, kan vi enkelt lage en boks som denne.

I Objektmalen som her er brukt, er det satt at «Paragraph Style» skal være TabellTopp, og krysset «Apply Next style» er slått på.

Går vi inn på avsnittsmalen «TabellTopp», er det lagt inn informasjon om at neste avsnittsmal er «Tabellbeskrivelse»

Tabellbeskrivelse sier at neste avsnitt skal være «Tabell Ingen Strek». I denne avsnittsmalen sies det at neste mal skal være «Tabell Farget strek», som igjen sier at neste mal skal være «Tabell Ingen Strek».

Vi får da en avsnittsrekkefølge som er slik:

  1. Tabelltopp
  2. Tabellbeskrivelse
  3. Tabell Ingen strek
  4. Tabell Farget Strek
  5. Tabell Ingen strek
  6. Tabell Farget Strek
  7. Tabell Ingen strek
  8. Tabell Farget Strek
  9. Tabell Ingen strek
  10. Tabell Farget Strek

Dermed har vi med avsnittsmaler sørget for at vi får den formatteringen vi ønsker med ett klikk.

En forutsetning for suksess er at vi ikke har noen blanklinjer i teksten og at antall tabulatorer er riktig. Vi må også være helt sikre på at antall linjer i toppen er riktig.

Objektmaler egner seg svært godt til faktabokser og andre elementer som har en fast struktur. I tillegg er de svært nyttige på bilderammer og annet.

Tagged text

Tagged text er en gammel metode for å hente inn strukturert informasjon. I korte trekk går metoden ut på at man kan tildele maler til en ren tekstfil. Et godt grunnlag for å automatisere dette er å ta utgangspunkt i en tekst som allerede er korrekt formattert fra InDesign. Denne kan du eksportere ut i Tagged Text-format

Når man har et utgangspunkt som dette, gjelder det da å lage en eksport fra en database som er helt lik i formatteringen og teksten selvsagt byttes ut mot liveteksten i databasen.

<ASCII-MAC>
<vsn:2.000000><fset:InDesign-Roman><dcs:interesser=<Nextstyle:interesser><KeyboardShortcut:Kommando+Num 3>
<cc:TINT:Bl<0x00E5>;40.000000><ct:Demi><cs:8.000000><chs:1.000000>
<clig:0><ccase:Normal><csc:None><cvs:1.000000><cnb:0>
<cu:0><cf:ITC Franklin Gothic><cp:Normal><cstrike:0>>
<dps:Normal=<Nextstyle:Normal><ct:Medium><clig:0><cbs:-0.000000><phll:0><palp:1.204987><pmcbh:3>
<phc:0><pswh:6><phz:0.000000><cf:Helvetica><pdws:1.100006><pmaws:2.500000>
<pmiws:0.850006><pmaxl:0.039993><ch:Baseline><prac:Black>
<prat:100.000000><prbc:Black><prbt:100.000000>>
<dps:X-Sted=<BasedOn:Normal><Nextstyle:X-Sted><cc:White><ct:Demi><cs:9.500000>
<cbs:-1.000000><ccase:All Caps><pli:0.566929><cl:0.000000><cf:ITC Franklin Gothic><prac:C=90 M=0 Y=100 K=0>
<pras:11.000000><prao:-2.834646><prali:-0.566929><prari:-1.133858><pram:Text><praon:1>>
<dps:XTittelM=<Nextstyle:XTittelM><pli:9.070866><cl:0.000000><prac:TINT:Bl<0x00E5>;40.000000>
<pras:11.000000><prao:-2.834646><prali:7.370079><praon:1>><dps:XTekst=
<Nextstyle:XTekst><ct:Condensed><cf:Franklin Gothic>><dps:XBM=<Nextstyle:XBM>
<ct:Book Oblique><cs:7.500000><chs:0.949997><psa:12.000000>>
<dps:XTittelK=<BasedOn:XTittelM><Nextstyle:XTittelK><prac:TINT:15-100-100-0;40.000000>>
<pstyle:X-Sted>V
<pstyle:XTittelK>41 mod
<pstyle:XTekst>Jordnær, leken, "lady" s. real kval. bev. kjærester. 
Skal vi dele det resterende gode liv?  
<cstyle:interesser>
R F M D I T V
...

En Tagged text-fil kan ikke inneholde annet enn tekst, slik at vi må være litt kreative med for eksempel streker før og etter avsnitt for å få ting til å bli seende rett ut når vi blant annet skal ha stolper bak tekst

Trass i begrensninger, egner Tagged text seg utmerket til å lage rubrikkannonser, kontaktannonser, etc.

Adobes komplette dokumentasjon på tagged Text-formatet ligger tilgjengelig her. David Blatner har skrevet en konsis bruksanvisning her (engelsk)

XML

XML er nok det kraftigste automatiseringsverktøyet vi har tilgjengelig. Med XML kan man automatisere blant annet produksjon av komplekse annonser – så sant disse følger gitte mønster.

Å lage XML-filer for bruk i InDesign er ikke spesielt enkelt, og stiller store krav til struktur og formattering. Det samme gjelder selve arbeidsflyten knyttet til dette. Produserer man betydelige mengder strukturert informasjon kan det likevel være fornuftig å se på mulighetene med XML-publisering.

IGM holder kurs i XML for InDesign som gir et godt grunnlag for å jobbe med dette. Jeg anbefaler sterkt boken A Designer’s guide to Adobe InDesign and XML og James Mailvalds side XML for designers for de som ønsker å arbeide med XML og InDesign.

Datamerge

Datamerge er et kjent verktøy fra blant annet Word. Prinsippet er at vi har en del informasjon som er fast, og en del informasjon som byttes ut med data fra et regneark eller en database. Det spesielle med InDesigns løsning er at man kan bytte ut både tekst og bilder i en Datamerge-sammenheng. Og siden bilder i denne sammenheng kan være alt fra Indesign-filer til Jpeg-filer, gir dette ekstremt kraftige muligheter for automatisert produksjon. Jeg sammenligner ofte Datamerge med Variable Data Printing, som ulike kopimaskinleverandører ofte selger kostbare løsninger for. I praksis kan InDesign gjøre jobben.

Det finnes en rekke gode artikler på nettet om datamerge.

InDesign Secrets om automatisert databehandling

Rufus Deuchlers artikkel i InDesign Magazine om datamerge gir steg for steg-informasjon og mange gode ideer til bruk av Datamerge.

Databaser

I prinsippet kan man bruke all slags verktøy til å lage den typen strukturert innhold vi snakker om her. Selv bruker jeg som regel en kombinasjon av PHP og MySQL for å lage datafilene der dataene legges inn via et web-grensesnitt, mens jeg ofte tyr til FileMaker i andre sammenhenger.